Règlement d'organisation
1. Fondement
Le présent Règlement est établi sur la base des Statuts de la Fondation du Fonds Général de l’Université (“Fondation ”).
Il traite de la composition et des tâches des organes de la Fondation et définit ses moyens et outils d’actions. Il fixe également les règles relatives à la gestion des avoirs du Fonds Général ainsi que les principes d’information et de communication à respecter.
2. Organes
La Fondation dispose des organes suivants :
a. le Conseil de Fondation (ou Conseil) ;
b. le Bureau du Conseil (ou Bureau) ;
c. l’organe de révision externe.
3. Conseil de fondation
3.1 Composition
Règlement d'organisation
1. Fondement
Le présent Règlement est établi sur la base des Statuts de la Fondation du Fonds Général de l’Université (“Fondation ”).
Il traite de la composition et des tâches des organes de la Fondation et définit ses moyens et outils d’actions. Il fixe également les règles relatives à la gestion des avoirs du Fonds Général ainsi que les principes d’information et de communication à respecter.
2. Organes
La Fondation dispose des organes suivants :
a. le Conseil de Fondation (ou Conseil) ;
b. le Bureau du Conseil (ou Bureau) ;
c. l’organe de révision externe.
3. Conseil de fondation
3.1 Composition
Règlement d'organisation
1. Fondement
Le présent Règlement est établi sur la base des Statuts de la Fondation du Fonds Général de l’Université (“Fondation ”).
Il traite de la composition et des tâches des organes de la Fondation et définit ses moyens et outils d’actions. Il fixe également les règles relatives à la gestion des avoirs du Fonds Général ainsi que les principes d’information et de communication à respecter.
2. Organes
La Fondation dispose des organes suivants :
a. le Conseil de Fondation (ou Conseil) ;
b. le Bureau du Conseil (ou Bureau) ;
c. l’organe de révision externe.
3. Conseil de fondation
3.1 Composition
Le Conseil de fondation est composé selon l’art. 6 des Statuts. La durée du mandat des membres du Conseil coïncide avec la période administrative de l’Université.
Chaque unité principale d’enseignement et de recherche (“UPER ”) de l’Université désigne son/sa propre représentant-e au Conseil de fondation.
Leurs noms sont portés à la connaissance du/de la président-e du Conseil un mois au moins avant la fin de la période administrative.
La révocation d’un membre du Conseil peut être prononcée par l’autorité de surveillance conformément aux dispositions légales ou par le Conseil avec indication de motif. Une majorité de deux tiers des membres du Conseil est requise.
Le Conseil de fondation planifie son renouvellement progressif.
Les membres du Conseil de fondation exercent de manière bénévole.
3.2 Organisation
Le Conseil de fondation désigne en son sein, pour la période administrative, le/la président-e et le/la vice-présidente-e de la Fondation. Il désigne également en son sein le quatrième membre du Bureau.
Le Conseil se réunit aussi souvent que l’intérêt de la Fondation l’exige, mais au moins deux fois par an. Il se réunit également à la demande d’un cinquième de ses membres.
Il est convoqué quinze jours au moins avant la date de la réunion ; l’ordre du jour est envoyé dix jours avant la séance.
En cas de situation exceptionnelle, les séances peuvent être tenues par vidéoconférence.
Le Conseil ne peut délibérer que si la majorité de ses membres sont présents. La représentation n’est pas admise.
Les décisions sont prises à la majorité simple, sauf si les dispositions du présent règlement exigent une majorité qualifiée. En cas d’égalité de voix, la voix du/de la président-e est prépondérante.
Les décisions peuvent aussi être prises par voie de circulation à une majorité qualifiée pour autant qu’aucun membre ne demande de délibération orale.
Les sujets traités et les décisions sont consignés dans un procès-verbal, signé par le/la président-e et le/la fondé-e de pouvoir du Fonds Général.
3.3 Responsabilités
Le Conseil a les fonctions suivantes :
a. gérer la Fondation ;
b. décider de l’attribution de subsides de plus de CHF 5'000.- ;
c. établir les lignes directrices de la gestion de la fortune de la Fondation, à cet effet :
─ adopter la Charte d’investissement du portefeuille mobilier de la Fondation (ci-après : “la Charte”) et approuver ses révisions,
─ déléguer au Bureau du Conseil de fondation la gestion des opérations relatives au patrimoine mobilier de la Fondation, ainsi qu’au portefeuille immobilier de la Fondation,
─ adopter le budget, approuver les comptes et le rapport d’activités de la Fondation
d. désigner en son sein le/la président-e et le/la vice-président-e du Conseil ;
e. élire le quatrième membre du Bureau ;
f. désigner l’organe de révision externe.
3.4 Président
Le/la président-e du Conseil de fondation a les tâches suivantes :
a. organiser, convoquer et diriger des séances du Conseil ;
b. établir le budget et les comptes ;
c. traiter les dossiers de demandes de subsides adressés au Fonds Général de l’Université ;
d. traiter les dossiers relatifs aux Fonds abrités, et assurer le contrôle et l’exécution de l’ensemble des mouvements financiers conformes aux dispositions de ces fonds ;
e. tenir à jour les documents officiels ainsi que le site internet du Fonds Général ;
f. préparer le rapport annuel du Fonds Général.
4. Bureau
4.1 Composition
Le Bureau du Conseil comprend le/la président-e et le/la vice-président-e du Conseil, le/la recteur-trice et un-e membre désigné par le Conseil.
Le Bureau se réunit sur convocation de son/sa président-e.
Il est convoqué sept jours au moins avant la date de la réunion.
4.2 Responsabilités du Bureau
Le Bureau a les fonctions suivantes :
a. préparer les séances du Conseil de fondation ;
b. décider des demandes de subsides n’excédant pas CHF 5'000.- ; pour les demandes de subsides au-delà de CHF 5'000.-, le Bureau du Conseil préavise et transmet son préavis au Conseil de fondation pour décision ;
c. s’assurer que la stratégie d’investissement est conforme à la Charte d’investissement du portefeuille mobilier du Fonds Général et rapporter au Conseil de fondation ;
d. s’assurer qu’il n’existe pas de conflit d’intérêt ; si un tel conflit devait surgir, il peut émettre des recommandations au Conseil de fondation ;
e. définir les tâches, les compétences, les responsabilités, les pouvoirs de signature et la rémunération des employés ou tiers mandatés pour l’assister dans ses tâches administratives.
5. Moyens d’actions
Les moyens d’actions de la Fondation sont notamment :
a. contribuer aux opérations de rénovation, d’extension ou d’équipement des locaux universitaires, et notamment des bibliothèques ;
b. contribuer au financement de l’acquisition de matériel requis pour des projets de recherche facultaires ou interfacultaires ;
c. attribuer des subsides pour l’organisation des conférences et des cours ainsi que d’autres manifestations scientifiques ;
d. contribuer au financement de dispositifs d’enseignement impliquant le déplacement de groupes d’étudiants dans des lieux de recherche éloignés ;
e. avec l’accord du doyen de la Faculté concernée, apporter une aide financière exceptionnelle à des étudiants en fin d’élaboration de leur doctorat ;
f. apporter une contribution à des manifestations culturelles et/ou sociales en lien avec l’Université de Genève;
g. promouvoir l’échange de professeurs ainsi que l’accueil de professeurs et de chercheurs étrangers.
6. Gestions des avoirs
La gestion du portefeuille mobilier du Fonds Général de l’Université s’effectue conformément à la Charte d’investissement. Les fonds sont placés dans des banques ayant leur siège en Suisse.
Le Fonds Général est engagé par une double signature des titulaires de droits de signature.
7. Bonne gouvernance
Le Conseil de fondation prend ses décisions dans le respect des statuts, du présent Règlement et de la Charte, de manière autonome et sous sa propre responsabilité.
Le Conseil de fondation agit dans le meilleur intérêt du Fonds général de l'Université et évite tout conflit d’intérêts ; ce faisant, il tient dûment compte des règles de conduite établies par la directive Gestion des conflits d'intérêts dans le cadre des commissions universitaires de l'UNIGE.
- Tout membre du Conseil de fondation en situation de conflit d'intérêt doit se récuser pour le traitement de l'objet concerné.
- Tout membre du Conseil de fondation gêné de se prononcer dans une situation particulière a la possibilité de se récuser dans le traitement de l'objet concerné.
Il engage les ressources consacrées à ses buts et à ses activités de façon efficiente et efficace.
8. Information et communication
Le Fonds Général de l’Université entretient une communication active et fournit au public les informations utiles au sujet de ses activités.
Le Conseil de fondation assure une transparence aussi large que possible quant à ses fondements, objectifs, structures et activités.
9. Dispositions finales
Le présent règlement est exclusivement régi par le droit matériel suisse, dans la mesure où la loi le permet.
Le Conseil de fondation revoit périodiquement le Règlement et procède aux adaptations nécessaires, notamment au vu de l’évolution des circonstances réelles ou légales.
Approuvé par le Conseil de fondation le 7 juin 2021
Le présent Règlement entre en vigueur le 1er janvier 2022.